Flexibilidade no local de trabalho subiu na lista de prioridades dos colaboradores
As modalidades de trabalho estão a sofrer uma mudança sísmica à medida que os trabalhadores e as organizações continuam a explorar várias abordagens ao trabalho no escritório, remoto e híbrido. O trabalho a partir de qualquer lugar, (Working From Anywhere, WFA) é um conceito em que os trabalhadores têm a flexibilidade de trabalhar literalmente a partir de qualquer local (incluindo em outras regiões ou países), em vez de estarem vinculados a um local específico.
A flexibilidade no local de trabalho subiu na lista de prioridades dos colaboradores e muitos esperam que os empregadores se adaptem em conformidade. Uma pesquisa efectuada pela SAP Concur e e Deloitte revela que uma política de WTA pode ter um efeito extremamente positivo na felicidade dos colaboradores. Atualmente, três em cada quatro pessoas (76%) concordam que trabalhar a partir de qualquer lugar aumenta a sua satisfação no trabalho - com 59% dos líderes de Recursos Humanos e Financeiros a concordarem com estes colaboradores[1]. O estudo sugere ainda que as organizações que tenham uma política de WFA estão mais bem posicionadas para atrair talentos, na medida em que 44% dos colaboradores afirma que deixaria uma empresa por outra que permitisse trabalhar a partir de qualquer lugar.
Além disso, o impulso para uma maior flexibilidade é tão forte que os funcionários estão aparentemente preparados para resolver o problema com as suas próprias mãos e realizar o trabalho remoto sem autorização. A pesquisa da SAP Concur mostrou que, em 2023, quase um em cada cinco (18%) funcionários conscientemente “trabalharam de qualquer lugar” (definido como trabalhar remotamente de um país diferente daquele onde estão empregados) sem informar o seu empregador. Além disso, mais de metade dos trabalhadores (58%) acredita que seria fácil declarar incorretamente o número de dias em que trabalha no estrangeiro, o que poderia expor os seus empregadores a riscos de vários tipos.
Descodificar o novo mundo do trabalho
A SAP Concur discutiu a abordagem das políticas de WFA e os desafios regulamentares associados com a consultora Deloitte e analisou a forma como as organizações tentam superar estes desafios e de que forma a tecnologia pode ser usada para permitir uma maior flexibilidade.
“Navegar nestes regulamentos requer um conhecimento detalhado da legislação local e uma abordagem proactiva ao cumprimento.”, sustentou Joe Logudic Emerging Workforce Global Leader. E acrescentou: "As empresas também beneficiam se pensarem de forma holística; as leis de imigração, as regras fiscais e os requisitos de dever de diligência, por exemplo, estão muitas vezes mais interligados do que se poderia esperar. O não cumprimento destas várias regulamentações pode ter consequências significativas, incluindo sanções financeiras, danos à reputação e responsabilidades legais".
Para a Deloitte, o WFA proporciona inúmeras vantagens para os trabalhadores e empregadores, mas também acarreta uma série de desafios de conformidade no local de trabalho remoto. Estes incluem considerações relativas à imigração e à legislação laboral, risco fiscal para as empresas, imposto sobre o trabalho e segurança social, bem como requisitos adicionais de registo e conformidade do colaborador e da entidade patronal, entre outros.
Por outro lado, Fatima Johnston, Emerging Workforce Director da Deloitte, sublinhou que, tendo em conta o ambiente regulamentar que envolve a AMF, “é imperativo que as empresas estabeleçam políticas e processos claros para garantir a conformidade em toda a organização. Isto implica não só a compreensão dos requisitos regulamentares, mas também a implementação de práticas sólidas de gestão da mudança para facilitar uma adaptação sem problemas às novas normas de conformidade”. Além disso, as empresas devem considerar planos de contingência e procedimentos de escalonamento para resolver quaisquer problemas de conformidade que possam surgir, minimizando o risco de sanções financeiras ou responsabilidades legais.
Encontrar o equilíbrio adequado entre a flexibilidade do colaborador e a conformidade do empregador e a gestão da força de trabalho é um ato de equilíbrio delicado que só aumenta em complexidade quando a flexibilidade se estende além das fronteiras. O aumento dos pedidos de WFA está a exercer uma pressão adicional sobre as empresas para que avaliem os riscos regulamentares e de conformidade, ocupando tempo de vários intervenientes na organização e exigindo processos e políticas adicionais para proteger a empresa.
Desafios regulamentares
O aumento do WFA traz uma série de desafios de conformidade para as organizações, mas a maioria dos funcionários não tem conhecimento dos mesmos. De acordo com a investigação da SAP Concur, enquanto 68% dos líderes financeiros estão preocupados com as implicações fiscais da AMF, apenas 8% dos colaboradores estão preocupados com as penalizações para si próprios ou para a sua entidade patronal por terem, sem saber, negligenciado os regulamentos fiscais enquanto “trabalhavam a partir de qualquer lugar”.
Políticas de WFA claramente redigidas, com as devidas protecções e processos de educação e comunicação associados, são essenciais para garantir que os funcionários compreendem as suas responsabilidades, bem como quaisquer restrições e limitações para gerir o risco. O envolvimento dos colaboradores nos riscos, bem como nos benefícios, da WFA encorajá-los-á a serem mais transparentes sobre os seus acordos de trabalho, ajudando também a proteger a empresa.
O papel da tecnologia na racionalização dos processos
Muitas organizações introduziram processos de aprovação interna para gerir os pedidos de AMF, mas dependem frequentemente da revisão manual e da execução de quaisquer ações de conformidade, por exemplo, registos de destinos específicos. Isto cria um desafio significativo para os líderes financeiros e gestores de RH encarregues de gerir a conformidade. De acordo com um estudo da SAP Concur, 54% dos líderes de RH concordam que dependem demasiado de processos manuais, o que realça a necessidade premente de uma maior automatização e digitalização.
As soluções tecnológicas inteligentes podem permitir que as organizações acompanhem as localizações e atividades dos funcionários, utilizando dados de pedidos de viagem, reservas e despesas para apoiar a conformidade - ao mesmo tempo que facilitam os pesados processos manuais de análise de casos. Os departamentos financeiro e de RH podem dar aos seus colaboradores aprovação imediata para trabalharem remotamente ou fazerem planos de viagem, permitindo-lhes concentrarem-se no que é importante.
Ao tirar partido das soluções tecnológicas, as empresas podem adaptar-se de forma mais eficiente ao mundo do trabalho em constante evolução. Estas soluções não só simplificam os processos de conformidade, como também fornecem informações e análises valiosas para informar a tomada de decisões estratégicas, proporcionando um maior valor para a empresa.
Permitir que as empresas se adaptem ao futuro do trabalho
Muitos trabalhadores encaram agora o trabalho com horário flexível como uma parte inalienável da sua vida profissional, estando alguns preparados para adotar este modelo de trabalho em quaisquer circunstâncias. Como o WFA veio para ficar, as organizações podem educar a empresa e os colaboradores sobre os riscos de conformidade com o WFA e procurar implementar ou evoluir as suas políticas e processos de WFA no âmbito de um quadro de risco gerido para proporcionar flexibilidade, protegendo simultaneamente a empresa.
[1] A SAP Concur encarregou a Coleman Parkes de falar com 835 decisores, 835 decisores financeiros e 1670 funcionários no Benelux (Bélgica e Países Baixos), DACH (Alemanha e Suíça), França, Itália, países nórdicos (Dinamarca, Finlândia e Suécia), Espanha e Reino Unido. Este estudo foi realizado em julho de 2023.
