Construção perde milhares de euros em deslocações

As despesas de deslocação continuam a representar uma das maiores fontes de custos invisíveis para muitas empresas portuguesas, sobretudo nos setores da construção e da logística. Um estudo realizado pela fintech portuguesa Paynest concluiu que 12,5% dos mapas de quilómetros submetidos pelos colaboradores apresentam alterações face aos percursos calculados automaticamente pelo Google Maps, inflacionando o número de quilómetros percorridos e, consequentemente, os valores reembolsados.

A análise, baseada em mais de cinco milhões de euros de despesas processadas ao longo dos últimos 12 meses, estima que estas alterações representam um custo acumulado superior a 100 mil euros para as empresas.

Segundo a Paynest, o problema assume especial relevância em sectores como a construção, onde as deslocações dos colaboradores fazem parte da atividade diária e o elevado volume de pedidos torna praticamente impossível uma verificação manual rigorosa.

"Rever percurso a percurso, em dezenas de mapas de quilómetros com dezenas de linhas cada um, sob pressão para não atrasar o fecho do mês, para identificar uma diferença de alguns cêntimos, não é uma tarefa que compense o tempo de qualquer gestor. Mas essa mesma lógica, à escala de uma frota de dezenas ou centenas de colaboradores em deslocação constante e ao longo de um ano inteiro, transforma-se numa das maiores fontes de custo invisível para estes sectores", afirma Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest.

O estudo revela igualmente que os problemas de conformidade vão muito além das despesas de deslocação. No total, um em cada cinco euros submetidos em despesas apresenta algum tipo de incumprimento relativamente às regras fiscais ou às políticas internas das empresas.

A principal irregularidade identificada prende-se com a ausência ou incorreção do Número de Identificação Fiscal (NIF) da empresa nos recibos, situação que representa 53% das inconformidades detetadas. Seguem-se despesas que violam regras internas das organizações — como comprovativos com mais de 90 dias, despesas realizadas ao fim de semana ou com consumo de bebidas alcoólicas — responsáveis por 31% dos casos analisados. As despesas duplicadas representam outros 7%.

Para a Paynest, estes dados demonstram que a gestão manual de despesas continua a representar um fator de risco financeiro significativo, tanto pela possibilidade de pagamentos indevidos como pela perda de oportunidades de recuperação de IVA e de correta imputação de custos aos diferentes projectos.

"Além da quilometragem, também a correta alocação de uma despesa a um projecto, ou dentro de determinado prazo, para que a equipa financeira possa fazer a devida atribuição de custos ou recuperação do IVA, são factores extremamente importantes para a gestão financeira da empresa e que são muito difíceis de controlar manualmente. Queremos mostrar o impacto real que a tecnologia pode ter em negócios em crescimento", sublinha Nuno Pereira.

Outro dos aspectos evidenciados pelo estudo é o tempo consumido pelas equipas financeiras na validação de despesas. Em média, os departamentos financeiros dedicam entre três e cinco dias por mês à revisão manual de facturas e despesas de colaboradores durante o fecho contabilístico.

Ao longo de um ano, este esforço corresponde a cerca de três meses de trabalho de um colaborador em regime de tempo inteiro, um custo que, segundo a empresa, pode ser significativamente reduzido através da automatização suportada por inteligência artificial.

"São semanas de trabalho dedicadas a uma tarefa que a tecnologia consegue fazer automaticamente, com maior precisão do que qualquer verificação manual. É tempo e talento que a empresa perde para o essencial: apoiar a decisão financeira do negócio", conclui o CEO da Paynest.

A fintech portuguesa desenvolveu uma plataforma baseada em inteligência artificial que integra gestão de despesas, fornecedores e cartões corporativos, tendo já como clientes empresas de vários sectores, entre as quais a CTT Expresso e a Rockbuilding, reforçando a aposta na digitalização dos processos financeiros das empresas.