Covid-19: A pandemia da mudança e que revolucionou os escritórios

A pandemia da Covid-19 trouxe alterações à nossa forma de vida e de trabalho. O teletrabalho impôs-se e o futuro sobre os escritórios é indefnido. A USE admite que está preparada para tudo, ou não fosse a certeza que hoje, tudo se aluga, até o material de escritório.

Há mais de 20 anos no mercado, a USE (até há pouco denominada Newrent) presta serviços de renting full service de equipamento de escritório e hospitalar. Pedro Chaves, Administrador da USE-Newrent, em entrevista ao Diário Imobiliário, explica que as mudanças neste período de tempo foi muito grande, as mentalidades mudaram e o conceito de posse de bens alterou-se completamente.

20 anos depois a empresa fez recentemente uma mudança de imagem passando a adoptar a marca USE, quando antes se apresentava como Newrent. O que originou esta alteração?

A razão que nos levou a alterar a nossa identidade corporativa foi apenas uma única: o mundo mudou e nós começamos a sentir que a forma como nos apresentávamos era muito redutora.

Quando criámos esta empresa há 20 anos atrás, fizemo-lo porque detectámos que havia uma vantagem financeira e fiscal que as empresas não estavam a explorar quando pensavam em equipar os seus escritórios. Na altura a legislação consagrou a figura do renting que foi muito bem aproveitado quando as empresas pensavam na sua frota automóvel (talvez por ser um bem de natureza móvel), mas não havia ninguém a fazê-lo para bens menos móveis, como é um posto de trabalho ou uma mesa da sala da administração. Por outro lado há 20 anos atrás o nosso país era muito orientado para a importância da posse. Hoje já não é assim, e vemo-lo em inúmeros aspectos no dia a dia; não queremos ter carro próprio; comprar casa só quando estabilizamos e começamos a constituir família (o que acontece cada vez mais tarde na vida); não compramos software antes pagamos mensalidades para o usar quando queremos e só quando precisamos; já não temos discos em casa, está tudo em streaming e pagamos uma mensalidade para aceder, etc. Vivemos na economia do uso.

E todas estas alterações que começámos a introduzir nas nossas vidas, começaram a ser compreendidas e aceites também pelas empresas nas suas decisões de gestão: para quê comprar uma impressora se posso ter uma com as mesmas características pagando para tal um valor mensal com custos tendencialmente variáveis? Para quê fazer um investimento financeiro a mobilar um escritório para 20 ou 30 pessoas, reduzindo a liquidez da empresa ou tendo de recorrer a crédito bancário, quando posso pagar uma mensalidade pelas secretárias, cadeiras, ares condicionados, etc que preciso de ter a cada momento e que, querendo, posso facilmente aumentar ou reduzir? E para quê preocupar-me com a manutenção de bens que não são críticos para a minha actividade, podendo ter essa preocupação assegurada por um único fornecedor que me disponibiliza o equipamento, o mantém e no final do contrato ainda o leva para doar a associações ou outras entidades que lhes possam dar uma segunda via? Tudo numa única renda.

Perante a necessidade imposta pela pandemia a muitas empresas para ajustarem a dimensão dos seus escritórios, que vantagens têm estas em optar pelo renting do equipamento do seu escritório?

As vantagens do renting de equipamento de escritório são múltiplas e este cenário pandémico veio torna-las ainda mais evidentes.

Com efeito, com o choque abrupto que a economia sofreu – e que terá ainda efeitos duradouros – são muitas as organizações que de repente olharam para os seus escritórios que antes estavam cheios e os vêm agora vazios, mantendo contudo a empresa o seu normal funcionamento. Esta realidade veio demonstrar que há muito que pode e deve ser repensado no modelo de funcionamento das empresas, especialmente nas áreas mais direcionadas para serviços.

Optar por equipar os escritórios com mobiliário, ares condicionados ou outro equipamento em regime de renting, permite às empresas não só não ter de fazer esforços de tesouraria à cabeça, como ainda ter um fornecedor que lhe assegura a colocação dos equipamentos, a sua manutenção, substituição sempre que necessário, ou até que o leve de volta caso a empresa se veja obrigada a redimensionar as suas equipas. Tudo numa única renda, sem variações ou surpresas.

No actual contexto pandémico há muitas empresas que consideram realocar os seus escritórios para espaços menores ou para espaços partilhados e de repente vêem-se confrontados com a necessidade de se desfazer de um imenso mobiliário (que pode ainda estar em período de amortização contabilística) o que para além do trabalho que dá pode até originar perdas financeiras ou fiscais. Imagine o que é, por exemplo, uma sociedade de advogados que tem 10 ou 15 advogados e uma única pessoa no secretariado, ter de alocar um dos seus advogados para se dedicar a ter de encontrar quem queira comprar o seu equipamento de escritório porque precisam de mudar para um espaço menor. É exactamente aqui que nós actuamos; colocamos equipamento novo nos nossos clientes, escolhido por estes e ajustado às suas especificidades, que pode a qualquer momento ser realocado, retirado ou aumentado, sem que a empresa se preocupe mais com isso, nem tenha custos adicionais.

Do outro lado da moeda temos, por exemplo, os co-works (que têm crescido imenso nas nossas principais cidades) e que têm de fazer investimentos imensos na construção, remodelação ou arrendamento dos edificios que ocupam e em cima disso têm ainda de gastar outro tanto na aquisição de mobiliário ou equipamento que lá colocam.

Neste período que alterações têm sentido no tipo de solicitações por parte dos vossos clientes? Que mudanças pensam estes vir a introduzir nos seus escritórios?

Desde o início da pandemia que temos vindo a sentir que as empresas percebem que podem (e devem) olhar para os seus modelos de funcionamento de outras formas e por isso começam a solicitar-nos apoio nesse sentido.

Um aspecto importante tem que ver com a não necessidade de ter toda a empresa a funcionar num mesmo local, contribuindo por essa via para um maior bem estar dos seus colaboradores, na medida em que lhes eliminam tempos (mortos) com deslocações, enquanto simultaneamente contribuem para o ambiente através da redução das emissões de gases com efeito de estufa originadas por essas deslocações.

Temos clientes que começam a considerar manter as suas equipas comerciais em zonas mais nobres do centro das cidades (e como tal mais caras), enquanto têm os serviços de suporte à actividade, em uma ou mais zonas periféricas (com custos m2 tendencialmente menores). Mas porque este tipo de decisões oferece sempre algum grau de incerteza, deixam que nós tratemos do equipamento necessário para equipar esses mesmos escritórios porque sabem que se, por alguma razão, tiverem de rever essas decisões têm na nossa solução uma resposta flexível e moldável no que ao equipamento de escritório diz respeito.

Como facilmente se observa a oferta de co-works e outras soluções flexíveis tem crescido tremendamente nas principais cidades e neste caso, olhando para o outro lado da moeda, temos muitos destes espaços que têm recorrido a nós porque depois de fazerem investimentos imensos na construção, remodelação ou arrendamento dos edificios que ocupam (e que são o maior investimento do seu plano de negócios), percebem a vantagem que é poder equipar esses mesmos espaços diluindo no tempo, a par da ocupação, os custos com o equipamento dos mesmos.

Que efeitos deixará a pandemia no layout dos escritórios das empresas e que alterações pensam que terão de introduzir nas soluções da USE para responder aos pedidos futuros das empresas que pretendam montar um novo escritório ou alterar os seus actuais?

Desde sempre que as nossas soluções de escritória são construídas de forma ajustada às especificidades dos clientes, pelo que as alterações que a pandemia poderá agora exigir não são um problema para nós.

Mas de uma forma geral, começamos a assistir que as empresas estão à procura de soluções de mobiliário de escritório que permitam uma maior flexibilidade e agilidade na conjugação entre o tempo de trabalho presencial e o teletrabalho. Ou seja, os escritórios tenderão a ser espaços mais sociais e menos formais e rígidos, onde haverá postos de trabalho que são usados livremente por quem está no escritório num determinado dia, mas será usado por outra pessoa num outro dia.

Isso faz com que o equipamento a fornecer seja mais volante. Por exemplo, ao invés de haver postos de trabalho compostos por uma secretária, um bloco de gavetas e uma cadeira, passaremos a ter uma mesa redonda - tipicamente mais usada em espaços sociais ou de reunião -  com uma ou mais cadeiras associadas, sendo que cada colaborador terá um modelo de gavetas tipo trolley, que quando deixa o escritório fica parqueado numa docking station até ao dia em que volte ao escritório e precise de se sentar num outro posto que esteja disponível.

Nos espaços que têm de se manter mais formais e rígidos e onde é mais difícil manter uma distância de segurança, começamos a ter clientes que nos pedem soluções como biombos de acrílico ou outros que permitam isolar cada posto entre sí.

Estamos também a ter um aumento de pedidos de manutenção regular dos equipamentos de ar condicionado. Todos os nossos contratos de renting de equipamento de ar condicionado têm associado um serviço de manutenção e limpeza regular dos mesmos (incluído na renda paga), mas as empresas estão-nos a pedir que aumentemos a cadência da manutenção programada.

Importa referir que porque trabalhamos directamente com os fornecedores de equipamento, todas as nossas soluções são desenhadas à medida dos clientes, sendo que quando estes querem algo especificamente ajustada às suas necessidades, nós trabalhamos em conjunto com os fornecedores para a desenvolver de raíz.

Que tipo de vantagens financeiras consegue uma empresa obter por recorrer ao renting de equipamento de escritório por oposição à compra do mesmo?

É difícil determinar um valor concreto de poupança possível de obter, já que tudo depende do tipo de material (seja de escritório ou hospitalar) que o cliente procura e do contrato que formaliza connosco (duração, tipologia, etc.), mas há alguns aspectos que são comuns a todos os fornecimentos. O primeiro tem que ver com o facto de, porque somos uma empresa que compramos muito equipamento aos nossos fornecedores, temos preços de aquisição que os nossos clientes nunca conseguirão ter, sendo que esse menor custo de aquisição que nós temos negociado, é totalmente revertido na renda a pagar pela empresa nossa cliente. E é de tal forma que nos nossos contratos, tipicamente o somatório total das rendas pagas pelo cliente é inferior ao valor que este pagaria pelo bem caso optasse pela sua compra.

Em simultâneo, porque o renting se quer full service e portanto os serviços de manutenção dos equipamentos são assegurados por nós com esse valor já incluído na renda, as empresas conseguem não só não ser surpreendidas com custos extraordinários aqui ou alí com uma intervenção que resulta de um fenómeno anormal, como por ser assegurado por nós em larga escala para muitas centenas de empresas, conseguimos que esses valores sejam bem menores do que os que as empresas teriam de suportar se fossem comprar “à peça” cada uma por si.

Por outro lado, há uma vantagem ao nível da liquidez que é muito simples de explicar; uma empresa consegue equipar um escritório sem ter de dispender fundos da sua tesouraria, conseguindo dessa forma ter disponibilidade financeira para investir em outros elementos mais reproductivos para o seu negócio do que propriamente o equipamento de escritório.

Finalmente, pelo facto de desenharmos soluções flexívieis e à medida do espaço de cada empresa, estas conseguem tipicamente reduzir custos porque não vão ter de aquirir mais equipamento do que aquele que efectivamente precisam.  Acreditamos que o facto de o nosso serviço ser altamente personalizado, o torna versátil também neste sentido – o cliente poderá poupar tanto mais, quanto mais adequada for a escolha às suas reais necessidades, seja do ponto qualitativo, seja quantitativo do material em si.