A falta de mão de obra também chega ao escritório

A construção tem hoje mais de 400 mil profissionais, o número mais alto dos últimos 15 anos, segundo a Randstad Research. O mesmo estudo aponta a escassez de mão de obra como um desafio que continua por resolver. Nas construtoras pequenas, essa falta não se sente só na obra. Sente-se ao fim do dia, quando quem passou a jornada no estaleiro se senta a preparar orçamentos, a conferir faturas e a responder a clientes.

Numa empresa com dez ou vinte pessoas, raramente há alguém só para o escritório. O orçamento faz-se à noite, a fatura do fornecedor espera pela sexta-feira e o pedido que chegou pelo WhatsApp fica para amanhã. Cada hora passada nesse trabalho é uma hora que não vai para a obra.

Na Sakuzo AI, trabalhamos com empresas nesta parte do negócio. Numa construtora, há três frentes onde a inteligência artificial já retira trabalho à equipa.

Os pedidos de orçamento

Os pedidos chegam por email, pelo site, pelo telefone e pelo WhatsApp, muitas vezes com a equipa em obra. Um agente responde a quem contacta, à hora que for, com a informação real da empresa: o tipo de obras que faz, a zona onde trabalha e os prazos habituais. Recolhe o que falta para orçamentar, como a morada, as medidas e as fotografias, e marca a visita técnica na agenda de quem a vai fazer. Não dá preços nem assume compromissos. O orçamento continua a ser da empresa, mas chega-lhe com os dados completos, e o cliente tem resposta no próprio dia, mesmo quando a equipa só volta ao escritório à noite.

As faturas e os documentos

As faturas dos fornecedores e dos subempreiteiros, as guias de material e os documentos que chegam por email são lidos, conferidos com as encomendas e lançados no programa de gestão. As cobranças cruzam o extrato do banco com as faturas em aberto, e o relatório de cada obra, com o custo e a faturação ao dia, prepara-se a partir desses dados. Os horários das equipas e a distribuição pelas obras organizam-se no mesmo sistema. Cada processo é desenhado à medida da empresa e ligado às ferramentas que ela já usa.

A conferência dos autos

Os autos de medição e os mapas de quantidades podem ter uma primeira conferência automática, que assinala as diferenças antes de alguém as procurar à mão. A decisão continua a ser do diretor de obra, que passa a olhar só para o que não bate certo.

Na fase inicial, a pessoa responsável valida cada passo em vez de transcrever. Depois de testado, e quando a empresa ganha confiança no resultado, o processo passa a correr sozinho, e a equipa fica apenas com as exceções.

O que fica com as pessoas

A inteligência artificial não substitui ninguém numa construtora. Complementa o trabalho da equipa: tira-lhe o que é repetido e deixa-lhe o que exige experiência e decisão. A obra, o orçamento final, a negociação com o cliente e a relação com os subempreiteiros continuam a ser de quem sabe fazê-los. O que muda é o tempo: as horas que iam para o escritório voltam para o estaleiro e para os clientes.

Como começar

O primeiro passo é medir: quantas horas por semana a equipa de obra passa no escritório, e quantos pedidos de orçamento ficaram sem resposta no último mês. Estes dois números mostram quase sempre por onde começar.

Francisco D'Eça

Cofundador da Sakuzo AI, a agência de Lisboa de automação de processos com IA, agentes de IA e marketing para empresas, e com ela já mapeou os processos de mais de 20. Tem 16 anos de marketing, sobretudo em paid media e geração de leads, e 6 anos de trabalho com inteligência artificial.